1. 정말로 필요한 회의인지 먼저 결정하라
1) 회의를 여는 일반적인 이유 4가지
- 행동을 조율하거나 정보를 교환하기 위해서
- 팀원들에게 동기를 부여하기 위해서
- 일상적인 문제들을 논의하기 위해서(직원회의처럼)
- 결정을 내리기 위해서 : 회의를 연 이유가 당연히 당신이 떠맡아야 할 결정을 내리는데 따른 위험을 다른 직원들과 나눠 갖기 위함인지 진지하게 자문해볼 것
2. 효율적으로 회의를 진행하는 방법
1) 각 안건마다 논의 시간에 제한을 두고, 안건을 사전 배포하기
- 참가자마다 미리 준비할 기회를 갖게 되고, 안건마다 특정 시간이 배정될 경우
논의를 활발히 진행시키면서 정시에 회의를 끝마칠 수 있다.
2) 적절한 시기와 장소에 적절한 사람을 참석시키기
- 문제 해결에 필요한 사람만 참석 시키기
- 문제가 해결된 사람들은 가능한 빨리 회의실에서 내보내기
3) 정시에 회의 시작하기
- 늦게 오는 사람 때문에 회의를 늦추면 그런 사람에게 혜택을,
회의에 빨리 온 사람들에게는 손해를 주는 것
4) 안건에 집중하기
- 회의 주제마다 시간 제한을 두고, 할당된 시간이 끝나면 다음 주제로 넘어가기
5) 외부 방해를 차단하기
- 정말로 급할 때만 외부 방해를 허용
- 어느 한쪽이 다른 한쪽에 자기 쪽 입장을 받아들이도록 강요해 논의가 고착상태에 빠질 경우 다음 주제로 넘어가기
6) 다음 조치를 결정하기
- 회의 안건에 오른 주제에 대해 마지막으로 누가, 어떻게, 언제, 다음 조치를 취하면 될지 합의하기
7) 정시에 회의 끝내기
- 사람들이 회의 이후 시간에 대한 계획을 잡을 수 있도록 시간에 정확히 맞춰서 회의를 끝내기
3. 불필요한 회의를 피하는 방법
1) 필요한 논의가 끝나면 빠져나오기
- 회의에 참석했더라도 당신과 관련된 논의를 할때만 참석하고 빠져나온다 (특히 상사가 회의를 소집했다면)
2) 상사 핑계 대기
- 다른 부서 사람을 복도에서 만나 그가 내일 열리는 어떤 회의에 참석해줄 것을 요청할 경우
"내일 오후에 팀장님하고 해결해야 할 문제가 좀 있을 것 같아요. 괜찮다면 회의참석여부를 알려드리기 전에
그 문제를 먼저 해결하고 싶어요. 근데 내일 회의 안건이 뭔지 다시 한번 말씀해주시겠어요?"
3) 회의를 하기 보다는 결정하기
- 뭔가 같이 논의하자고 부탁할 경우 "전화로 하면 안될까?"
- 회의를 좋아하는 사람이 회의를 열자고 할 경우 "그냥 여기서 결정하면 안 될까요?"
- 위험분담 목적으로 회의 소집하는 것 같다는 의심이 드는 상사에게
" 뭘 결정하시든 따를게요. 그러니 혼자 결정하시는게 어떨지요? 당신이 하는 일은 저희가 전폭 지지하겠습니다"
4) 회의에 참석하지 말고 서면으로 답변 보내기
5) 3자 통화 기능을 활용해 전화회의 열기 (또는 줌미팅)
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